Uniwersalny dziennik czyli czy ACDOCA jest uniwersalna?

Uniwersalny Dziennik, który pojawił się jako koncept w module finansowym SAP S/4 HANA. Jest niejako tabelą przestawną dla całości działań podejmowanych w przedsiębiorstwie. Przyjrzymy mu się bliżej i poznajmy jak i dlaczego zmieniły się znane nam z wcześniejszy wersji SAP struktury danych związane z księgowaniem. Dzięki zastosowaniu bazy danych S/4HANA wyeliminowano konieczność utrzymywania indeksów i agregatów co pozwoliło zmniejszyć zużycie pamięci i tabel. 

Porównując bazy danych SAP ECC z bazą danych S/4 HANA, możemy zauważyć jak wiele korzyści przyniósł uniwersalny dziennik w S/4 HANA Finance.

Jedno źródło danych ACDOCA

 W SAP ERP (ECC), salda klientów i dostawców są przechowywane w różnych tabelach (BSEG, BKPF, etc.) w celu ułatwienia raportowania. Dzięki bazie danych S/4 HANA, ten sam efekt jest osiąganych bezpośrednio z tabeli ACDOCA. W tabeli znajdujemy wszystkie pola z podmodułów takich jak Kontroling (CO), Środki Trwałe (AA), księga materiałowa (ML) czy analiza rentowności (CO-PA).

Koszty wtórne

Wcześniejsze wersje SAP ECC nie zawierają elementów kosztów wtórnych. W SAP S/4 HANA elementy kosztów (pierwotne jak i wtórne) są obecnie kontami księgi głównej (G/L), tworzonymi w FS00 z odpowiednią kategorią elementu kosztów. Rozliczanie (w przypadku CO z FI), nie jest teraz potrzebne. Dzięki temu zamykanie okresów księgowych jest teraz szybsze.

Architektura uniwersalnego dziennika

W przypadku księgowania pozycji księgowych, nagłówek wciąż jest księgowany w BKPF a całe księgowanie jest przechowywane w ACDOCA. Istnieją jednak wyjątki, w których:

1. Z powodu limitu 999 pozycji dokumentu, tabela BSEG jest zwykle agregowana. To ograniczenie zostało wyeliminowane w ACDOCA gdzie numeracja pozycji jest 6 znakowa.
2. Tabela ACDOCA przechowuje wszystkie wewnętrzne księgowania CO. Tabela BSEG nie zawierała takich danych.
3. Tabela ACDOCA przechowuje transakcje przeniesienia (carry forward) i korekcje linii dokumentów z migracji. Tabela BSEG nie zawiera takich danych.
4. Tabela ACDOCA pozwala na wielowymiarowe raportowanie bez konieczności replikowania danych do SAP Business Warehouse (SAP BW).
5. Pole waluta w nowej tabeli jest 23 znakowe co jest zgodne z aktualną koncepcja walut w module FI-CO.

 Dodawanie własnych pól do ACDOCA

Uniwersalny dziennik może być w łatwy sposób uzupełniany dodatkowymi polami. Obejmują one:      

•  Narzędzia pochodne z CO-PA
•  Rozszerzenie standardowego bloku kodowania

Odpowiednie pola niestandardowe zgodnie z wymaganiami są dodawane przez transakcję OXK3.

Techniczne zmiany w Księdze Głównej

 W związku z wprowadzeniem Uniwersalnego Dziennika zaszły pewne zmiany Księdze Głównej takie jak:

• Dane, które były wcześniej przechowywane w tabelach „ FAGLFLEXA” i “FAGLFLEXT” są teraz przechowywane w tabeli ACDOCA
• Tabela ACDOCA przechowuje teraz również dane z nowych tabel sektora publicznego oraz rachunkowości joint venture.
• Dodatkowe klienckie pola Z-owe, dla tabel G/L są również przechowywane w tabelach ACDOCA
• Dostęp do danych w wycofanych tabelach jest ciągle możliwy poprzez tabele o schematycznej nazwie V_TABLENAME_ORI np. V_FAGLFLEXA_ORI
• Stare dane z tabel FAGLFLEXT są przechowywane w tabeli FAGLFLEXT_BCK

Wpływ na raporty

 Koncepcja Dziennika Uniwersalnego w SAP S/4 HANA miała wpływ na raporty w dwóch kwestiach:

1. Raport pozycji otwartych został usunięty z menu SAP
   Ecc 

    S/4 HANA
2. Transakcja FAGLGVTR do przeksięgowania bilansu, została uproszczona 
    Ecc 

    S/4 HANA

Dodatkowe tabele

Jeżeli przeczytamy noty techniczne SAP i blogi dowiemy się, że Dziennik uniwersalny łączy dane z księgi głównej (tabele GLT0 oraz FAGLFLEX), innych tabel specjalnych, kontrolingu (tabela COEP), środków trwałych (ANEP), oraz księgi materiałowej. Innymi słowy odnoszą się do  rzeczywistych pozycji przenoszonych do dziennika.

Ale nie jest to cała historia. Tabela ACDOCP została zaprojektowana, aby rozszerzyć uniwersalny dziennik i przechowywać w niej dane planowane. Strukturalnie jest zaprojektowana jak ACDOCA, ale z uwzględnieniem wszystkich danych planowanych, tak by można było w łatwy sposób zrobić porównanie aktualne – planowane. Co równie ważne, jeżeli dodasz dane do dziennika uniwersalnego zostaną również uwzględnione w planowaniu. Takie zestawienie ułatwia raporty porównujące dane rzeczywiste i planowane.

Trzecia tabela ACDOCU, zawiera wszystkie informacje istotne do konsolidacji i podobnie jak powyżej pochodzą z jednego modelu danych. Tabela konsolidacji jest zasadniczo agregacją danych z Dziennika uniwersalnego. Będą zawierać jednostki prawne, które działają jako partnerzy handlowi oraz zawierać dane konsolidacyjne. Nie będą obejmować jednak obejmować każdego zamówienia i sieci z procesów operacyjnych jak to ma miejsce w dzienniku. Takie szczegóły są zagregowane i nie pojawiają się w tabeli konsolidacji.

Różnice pomiędzy BSEG a ACDOCA

Trzeba pamiętać, że istnieją pewne różnice pomiędzy księgowaniami w ACDOCA oraz BSEG.

• W ACDOCA nie znajdziemy nagłówków dokumentów dla korekcji migracji oraz przeksięgowania bilansu dla migracji zawartych w BSEG
• Alokacja oraz oszacowania są księgowane w COBK oraz ACDOCA, ale nie w BSEG.

Wszystkie standardowe pola ACDOCA znajdziemy tutaj.