FB08 i FBRA - czyli jak wystornować rozliczony dokument

SAP jest systemem w którym naturalnie spotykamy się z integracją pomiędzy poszczególnymi modułami.  W związku z tym cofnięcie niepoprawnej operacji wymaga czasami wykonania kilku kroków. W poniższym artykule chciałbym się skupić na cofnięciu zaksięgowanej faktury, która została już zapłacona. W systemie SAP, nawet jeżeli dokument jest już rozliczony, możliwe jest jego cofnięcie i wystornowanie takiego dokumentu.

W poniższym procesie wykorzystamy zapłaconą fakturę zakupową. Na potrzeby przypadku przyjmujemy, że zapłacona faktura została zapłacona błędnie. W pierwszym kroku, pokażę jak odwrócić dokument rozliczeniowy (płatność), a następnie wystornuję dokument FI, aby w rezultacie odwrócić kwotę tej faktury na bilansie.

Przegląd bilansu (FK10N)

W transakcji FK10N wpisujemy:

• Numer dostawcy
• Jednostkę gospodarczą
• Rok obrotowy 

Przechodzimy dalej klikając F8. Zostaje wyświetlone saldo dostawców w bilansie odpowiadające wszystkim dokumentom w danych okresach.

Podwójne kliknięcie w kwotę pokaże nam wykaz szczegółowych dokumentów. Widzimy tutaj cztery dokumenty, które nie zostały jeszcze rozliczone oraz trzy rozliczone. W kolumnie "Nr dokum." został umieszczony oryginalny numer dokumentu FI, a w kolumnie Dok. Rozl., numer dokumentu rozliczeniowego. Dla naszego przypadku, będziemy chcieli cofnąć rozliczenie dokumentu 3400003659.

 

Możemy również kliknąć na numer dokumentu i wyświetlić jego nagłówek (kapelusik), gdzie w polu "Rozliczenie" odnajdziemy numer dokumentu rozliczeniowego.

Dla powyższego przypadku zaprezentuję jak należy zrobić to poprawnie, używając dwóch transakcji FB08 oraz FBRA.  FB08 służy do stornowania standardowych dokumentów FI, które nie posiadają dokumentu rozliczeniowego, podczas gdy transakcja FBRA służy właśnie do odwrócenia dokumentu rozliczeniowego, takiego jak właśnie dokument płatności.

FBRA 

W transakcji FBRA wpisujemy:

• Numer dokumentu rozliczeniowego
• Jednostkę gospodarczą
• Rok obrotowy

Klikamy na dyskietkę i pojawia się okienko w którym decydujemy czy oprócz poniżej ustawionego dokumentu rozliczeniowego chcemy go także wystornować. Dla naszego przypadku klikamy "Tylko poniżej ustawiony".

W tym momencie system informuje nas, że rozliczenie zostało wycofane.

Powróćmy zatem do transakcji FK10N, aby sprawdzić jak wygląda teraz bilans naszego dostawcy. Podwójne kliknięcie na kwotę pozwala przejść do pozycji dostawcy. Widzimy teraz, że dokument 3400003659, nie jest już rozliczony. Pozwoli to wykorzystując transakcję FB08 do wystornowania dokumentu księgowego.

FB08

W transakcji FB08 wpisujemy:

• Numer dokumentu
• Jednostkę gospodarczą
• Rok obrotowy
• Przyczynę stornowania – wpisujemy 04, które wystornuje dokument w bieżącym okresie.
• Data księgowania - opcjonalnie, jeżeli dokument ma być księgowany z datą inną niż dzisiejsza.

Księgujemy dokument poprzez kliknięcie na 'Save' i otrzymujemy komunikat o zaksięgowaniu dokumentu stornującego.

Przejdźmy ponownie do transakcji FK10N. Bilans naszego dostawcy powrócił z powrotem do 0 i możemy zauważyć, że pojawiły się dwa nowe dokumenty. Jeden dokument jest dokumentem który wystornował dokument FI, a drugi odwrócił dokument płatności. Dwa kroki były konieczne ponieważ powodujemy odwrócenie dokumentów zarówno w module FI jak i MM.

Proces ten bardzo dobrze pokazuje jak zintegrowany jest system SAP. Posiada on narzędzia do odwrócenia niepoprawnych księgowań, ale każde takie odwrócenie należy wykonać w logicznej kolejności.